แน่นอนว่าในทุกๆ วันเราจะมีการสื่อสารกันในทุกมิติแห่งการดำเนินชีวิต แต่ในที่นี้คงจะมุ่งเน้นถึงการสื่อสารในองค์กรเท่านั้น ซึ่งตามที่เข้าใจเราทราบกันดีแล้วอยู่แล้ว่า การสื่อสารส่วนมากนั้นเราใช้การสื่อสารแบบสองทางนั่นคือมีทั้งผู้พูดและผู้ฟังโต้ตอบสลับกันไปมา แต่ประสิทธิภาพนั้นไม่แน่ชัดว่าจะเกิดผลสักเพียงใด บางครั้งก็อาจจะเกิดการฟังไม่ทันและไม่ได้ใจความสรุปเนื้อหาอะไรไม่ได้เลยหลังจากจบการสนทนา สาเหตุน่าจะมีผลมาจากอะไร ลองตั้งคำถามดูหน่อยมั๊ยครับ
1.เกิดจากความเคยชินของผู้พูด ที่ไม่เคยถามย้อนกลับมาว่า ฟังหรือไม่ ตรงนี้จะสะท้อนให้เห็นว่าผู้พูด (โดยส่วนมากจะเป็นผู้นำการประชุมหรือหัวหน้างาน) นั่นอาจจะเป็นเพราะความเคยชินที่ใช้ในการสื่อสาร หรืออาจจะเข้าใจว่าภายในห้องแห่งการพูดคุยหรือการประชุมนั้น ทุกคนไม่มีข้อสงสัยใดๆ และผ่านไปถึงเรื่องอื่น สุดท้ายแล้วในฐานะผู้นำหรือผู้ส่งสาส์น ควรจบการพูดในแต่ละหัวข้อด้วยการส่งคำถามไปว่า มีข้อสงสัยหรือมีคำถามอีกหรือไม่ ก่อนนำเข้าสู่เรื่องต่อไป เพื่อเป็นการเปิดทางให้กับผู้ฟัง และจะได้ข้อมูลทั้งสองทางอย่างมีประสิทธิภาพ
2.เกิดจากความไม่กล้าที่จะเอ่ยถามกลับของผู้ฟัง อาจจะไม่ใช่จังหวะที่เหมาะสม หรือสถานการณ์อาจจะตึงเครียด จึงปล่อยผ่านไปทั้งๆ ที่ยังสงสัย
3.เกิดจากความเหนื่อยล้าซึ่งไม่ใช่เวลาที่จะพูดคุยสื่อสารเรื่องงาน เช่น นอกเวลางาน ดึกดื่นเที่ยงคืน เวลารับประทานอาหาร เนื่องจากผู้รับสาส์นไม่พร้อมที่จะตอบคำถามหรือทำงานใดๆ เพราะข้อตกลงทางความรู้สึกคือช่วงเวลานี้เป็นเวลาพักผ่อนของเขาแล้ว
4.เกิดจากการนำประเด็นเก่าๆ มาพูดคุย และทำให้เกิดบรรยากาศที่น่าเบื่อ ผู้ฟังรู้สึกเสียเวลา และเกิดคำถามในใจว่า ยังไม่แก้ไขปัญหากันเรื่องนี้อีกหรือ และบางคนอาจจะมีข้ออคติภายในใจไปแล้วว่า ไม่ใช่หน้าที่ของตัวเอง ทำไมต้องมานั่งฟังด้วย ดังนั้นในฐานะของผู้นำหรือผู้ส่งสาส์นควรสร้างบรรยากาศเพื่อให้เกิดการร่วมมือในการแก้ปัญหานั้น